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PHOENIX: Mehr
als nur ein Projekt

Der Name PHOENIX steht für ein großes Organisationsprojekt, das für die Zukunft der HANSA-FLEX AG von höchster strategischer Bedeutung ist. In seinem Mittelpunkt stehen das weltweite Upgrade der SAP-Systeme auf S/4 HANA und die prozessorientierte Weiterentwicklung der gesamten Unternehmensgruppe.

„Das PHOENIX Projekt ist konsequent auf die wachsenden Anforderungen unserer Kunden an unser digitales Serviceportfolio abgestimmt“, erklärt Projektleiterin Alexandra Geibel. „Wir bringen die Leistungsfähigkeit und Flexibilität unserer IT-Systeme auf ein zukunftsfähiges Niveau und stellen parallel dazu sämtliche weltweit gültigen Geschäftsprozesse auf den Prüfstand, um zu erkennen, welche Arbeits- abläufe sich verbessern oder durch eine Digitalisierung effizienter gestalten lassen. Auf diese Weise schaffen wir die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung unserer gesamten Digitalisierungsstrategie.“

 

100 Mitarbeitende aus allen Bereichen

Bei dieser hochgradig komplexen Aufgabe hat die Projektleiterin einen erfahrenen IT-Manager an ihrer Seite. Hans-Joachim Dietrich hat als Multi-Projekt- Manager im Hintergrund die übergeordnete Orches- trierung aller IT-nahen Projekte des Digitalisierungs- programms der HANSA-FLEX AG übernommen. Darüber hinaus sind verschiedene externe Partner sowie mehr als 100 nationale und internationale Fach- und Führungskräfte der HANSA-FLEX AG aktiv in das PHOENIX Projekt eingebunden. Ein internes Changemanagement-Team (KOMPASS) aus erfahrenen Kolleginnen und Kollegen verschiedener Abteilungen begleitet die Veränderungsprozesse und unterstützt die Kommunikation zwischen der Projektleitung und den einzelnen Fachbereichen.

 

36 Hauptprozesse und 186 Unterprozesse auf dem Prüfstand

PHOENIX und seine zahlreichen Vor- und Teilprojekte sind in vier zeitliche Phasen unterteilt. 2020 konnten die Projektinitialisierung und die Planungsphase abgeschlossen werden. Die organisatorische Ebene der Prozessanalysen und -verbesserungen bildet die Basis und die wichtigste Säule des PHOENIX Projekts. Insgesamt 36 Hauptprozesse und 186 Unterprozesse in sämtlichen Unternehmensbereichen sollen bis Ende 2022 überarbeitet und umgesetzt und schließlich in den neuen SAP-Systemen auf S/4 HANA abgebildet werden.

„Wir haben die Prozesse zusammen mit den verant- wortlichen Fachbereichen intensiv analysiert und für jeden Prozess die verantwortlichen Process Owner und Process Experts festgelegt“, berichtet Alexandra Geibel. „Wir haben Workshops durchgeführt, Schmerz- punkte identifiziert und das Verständnis für Probleme und Verbesserungschancen in aktuellen Prozessen geschärft, Prioritäten gesetzt und mögliche Lösungs- ansätze ausgearbeitet.“

 

In 2020 wurden alle geplanten Prozess-Workshops durchgeführt und die gesamte Prozess-Matrix – eine Übersicht der wesentlichen nationalen und interna- tionalen Geschäftsprozesse der HANSA-FLEX AG – komplett überarbeitet. Für die operative Umsetzung der geplanten Änderungen bleiben den Fachbe- reichen, der Projektleitung und dem begleitenden KOMPASS-Team nun etwa zwei Jahre Zeit.

Die technische Planungsphase im Zeitplan abgeschlossen

Auf der technischen Ebene konnten umfassende Kompatibilitätsprüfungen und Daten-Checks absol- viert, die Migrationsstrategie von SAP R/3 auf S/4 

erarbeitet sowie konkrete Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen formuliert werden. Im ersten Teilprojekt wurden die Migration der SAP- System-Infrastruktur in die Microsoft Azure Cloud und die Einführung der HANA-Datenbank realisiert sowie die Basisbetreuung der SAP-Systeme an einen externen Dienstleister abgegeben.

 

Die Arbeiten zur eigentlichen Migration der SAP- Systeme zu SAP S/4 beginnen im Frühjahr 2021. Die technische Migration soll Ende 2021 zeitgleich in Deutschland und in allen an das SAP angeschlossenen 27 Auslandsgesellschaften umgesetzt werden. Nach dem geplanten Go-live sollen ab Anfang 2022 über das Jahr hinweg weitere Prozessoptimierungen umgesetzt werden, um das System stetig weiterzuentwickeln.